Catering

La mayoría de los hoteles y los salones de boda tienen un catering propio en el que todo se prepara a nivel local. Si esto no fuera así, hay que contratar una empresa de catering externa, y puede haber diferencias considerables en la calidad de la misma. Casi todas las empresas de catering cuentan con una cocina central, industrial en la que se preparan todos los platos, para ser transportados después envasados al vacío al lugar de celebración de la boda y ser calentados una vez allí en un horno a vapor. Es evidente que esto repercute en la calidad.

Es, por lo tanto, recomendable que se informen bien de antemano y de solicitar, si fuera posible, un menú de prueba, aunque esto tampoco ofrece una garantía fiable completa, ya que el menú de ensayo suele tener lugar en el mismo sitio que la ubicación de la cocina central, haciendo que se evitan la preparación previa, el envasado al vacío y el calentamiento.

Organizadores de bodas profesionales conocen las diferentes empresas de catering, su forma de trabajar y su calidad, y pueden asesorarles acerca de este tema.

Flores y decoraciones

La decoración de una boda cobra una gran importancia para muchas prometidas, y es algo con lo que llevan soñando desde hace años, con frecuencia hasta el último detalle. Pero convertir estos sueños y deseos en realidad es con frecuencia un problema mucho mayor. Por supuesto, un florista se puede encargar de las flores, pero la decoración de una boda va mucho más allá que eso.

Todo se vuelve de verdad bonito, después de todo, cuándo todo forma un conjunto coherente, según un tema y colores  elegidos que hayan sido escogidos de antemano, incluyendo el escenario, el tapiz, las flores y las decoraciones, pero también si se adaptan el ramo, los ojales, etc. en consecuencia.

Código de vestimenta

También el código de vestimenta se adapta con frecuencia al tema y a los colores, y los novios son quiénes tienen que pedir o no a sus invitados de respetar un código específico a la hora de vestirse.

Por supuesto también depende del estilo de la boda, muy formal, religioso, o informal, como suele ser el caso cuándo se celebra en la playa. A veces simplemente se solicita a los invitados que respeten un color determinado o una combinación de colores específica, y esto por supuesto sale muy bien en las fotos.

Fotos y video

Un día tan único por supuesto también tiene que ser la inspiración de unos recuerdos oportunos, de los cuales los más bonitos se quedarán en la memoria de los novios y sus invitados, pero que por desgracia acabarán haciéndose más borrosos con el paso del tiempo.

Esto no es el caso de las fotos y del video del día de la boda, estas imágenes son eternas, y son ideales para refrescar la memoria tanto brevemente como muchos años después de la boda y hacer una retrospectiva a lo que era sin duda un día inolvidable.

La elección de un fotógrafo y/o operador de camera tampoco es tan evidente, ya que él o ella no tendrá una segunda oportunidad.

Por supuesto también los familiares y los amigos harán fotos, y quizás también grabaciones, pero ellos son en primer lugar los invitados, y la mejor forma de disfrutar de una ceremonia y una fiesta, no es a través del objetivo de una camera.

Además, el fotógrafo tiene que conocer el entorno, las circunstancias en lo que a la luz se refiere, al detalle y estar al tanto de la agenda, tanto de la ceremonia como del resto del día. De este modo el fotógrafo/ camera sabe exactamente dónde, cuándo y cómo tienen que tomar las mejores imágenes.

Planificar tu boda

Preparar a fondo tu boda requiere mucho tiempo, y si ya es una experiencia difícil y estresante en el país de procedencia de los novios, también lo es en el extranjero.

No solamente hay que tener en cuenta la distancia, sino también las diferencias culturales, y por supuesto también está la barrera lingüística. Si los novios, las locaciones, y los proveedores no o apenas pueden comunicar en el mismo idioma, entonces la tarea de planificar la boda se vuelve muy difícil, y la posibilidad de producirse un malentendido con todos los resultados no deseados que este pueda ocasionar se hace muy grande.

Por supuesto esto es diferente de una boda a otra.

Planificar una boda eclesiástica, oficiada por el cura local, con un florista que prepara las flores para la iglesia, seguida por una recepción, una cena y una fiesta en un hotel o salón de bodas, uno mismo aún es relativamente fácil.

El florista por supuesto te asesorará acerca de las flores, el fotógrafo acerca de sus posibilidades y precios, y la mayoría de los salones de boda cuentan con un responsable de eventos que se puede encargar de la recepción, la cena y la fiesta.

Pero el hecho que todas estas personas y organizaciones no se conocen entre sí, y que no hay comunicación entre ellos, hace que asegurar que todo pase sin ningún rasguño se vuelva muy difícil.

Y también existe la posibilidad de malentendidos, tales como acerca de qué esta incluido y qué no, las personas con intolerancias alimentarias o requisitos nutricionales específicos, la adjudicación de los asientos en la iglesia y durante la cena, los discursos, etc.

Si de verdad deseas celebrar tus sueños matrimoniales y tu boda de ensueño sobrepasa ese poco más la celebración de un matrimonio civil o ante la Iglesia, entonces la historia cambia por completo.

Si deseas que el día de tu boda pase sin incidentes y de forma ‘natural’, para que como novios no tengáis que sufrir ningún estrés, y que los invitados también sepan cuándo tienen que estar allí, y lo que se espera de ellos, entonces necesitas una persona experta que lo lleve todo a buen término.

Si deseas una ceremonia personal, tal vez con músicos tocando en vivo, te importan las decoraciones, o simplemente quieres en general ese algo más que una novia común, o tienes deseos específicos, entonces planificar tu boda se vuelve muy difícil, y la oportunidad de éxito limitada.

En estos casos es aconsejable contratar un planificador de bodas experimentado y profesional, que haga del vínculo de unión entre los novios, los lugares de la celebración y los suministradores, y que se encargue de traducir tus deseos en un plan detallado para tu boda.

Los gastos de casarse en España

Los gastos suelen ser muy comparables a los de una boda en el país de origen, con la diferencia que los precios en España suelen ser inferiores a los de la mayoría de los otros países europeos.

Podemos subdividir los gastos en tres categorías:

Los ‘gastos fijos’, tales como el fotógrafo, el operador de camera, los músicos, el vehículo de ceremonias, las flores y las decoraciones, el DJ, etc.

Algunos novios optan aquí por un presupuesto muy ajustado, mientras que el brillo y el espectáculo de una boda de ensueño suele conllevar unos gastos muy elevados.

Los ‘gastos de catering’ tales como la recepción, la cena y las bebidas, que por supuesto varían en función del numero de invitados, el lugar y el menú escogidos, a veces ya a partir de 69€ más IVA por persona.

Finalmente, también están los gastos de viaje y alojamiento, que como mencionados anteriormente tienen que ser asumidos con frecuencia por los propios invitados.

¿Es más barato preparar tu boda por tu propia cuenta?

Esto por supuesto depende del tipo de unión, el número de invitados, el lugar, el catering, etc.

Si tu presupuesto es muy limitado, puede ser más barato organizar tu enlace tu mismo, si dispones del tiempo necesario, y estás dispuesto a aceptar el estrés que conlleva.

Por otra parte, un organizador profesional de bodas, que se encarga de gestionar muchas bodas al año, puede negociar precios y condiciones con los salones de boda  y los proveedores que nunca estarán al alcance de los novios mismos.

Cada año más y más novios confían la planificación de su unión a un profesional, y los salones de boda y los proveedores se acoplan cada vez más a esta tendencia, con una lista de precios para las parejas, y una lista de precios inferior para los organizadores profesionales de boda. 

Compáralo con una agencia de viajes que tiene acuerdos previos con hoteles, y dónde el precio por noche es inferior que si se reserva directamente con el hotel.

Algunos organizadores profesionales de boda son capaces de este modo de- bajo unas condiciones específicas – de reducir considerablemente sus honorarios, para que preparar tu boda uno mismo de verdad no valgan la pena, el tiempo y el esfuerzo.

¿Cuándo hay que efectuar los pagos?

Los términos de pago difieren en función de cada lugar y proveedor.

Muchos solicitan un anticipo de hasta el 30% de la suma total prevista; otros solicitan un depósito fijo.

En general el segundo anticipo se suele abonar tres meses de antemano, y el saldo un mes antes del enlace.

Después de la boda sólo quedan por pagar los gastos adicionales imprevistos, como por ejemplo la extensión de la barra abierta.

¿Qué pasa en el caso de cambios o anulaciones?

Cancelar o posponer una boda nunca es agradable, pero aún así pasa de vez en cuando.

Por ejemplo, porque los novios deciden cancelar la boda, o por la enfermedad, el accidente o el fallecimiento de la novia o del novio, o de uno de los familiares cercanos.

En el caso de una anulación de la boda la mayoría de los salones de boda y los proveedores no suelen devolver los anticipos abonados, y algunos seguros devuelven incluso una parte del importe en el caso de lluvia el día de la boda.

La pareja puede optar no obstante por subscribir previamente un seguro de bodas que cubriría los gastos de dicho evento. Las primas para un seguro de este tipo con frecuencia son sorprendentemente ventajosas.

Las responsabilidades de un organizador de bodas

Como hemos descrito, un organizador de bodas profesionales puede encargarse de traducir tus deseos y elecciones en un guión y un presupuesto.

Eso parece una tarea simple, pero con frecuencia es una tarea muy considerable.

Piensen por ejemplo en el cronometraje. Cuánto mayor sea el número de invitados, cuánto más tiempo se necesita para que tomen sus asientos para la ceremonia o la cena. Esto parece lógico, pero con frecuencia los novios suelen subestimarlo.

También hay que tener en cuenta las intolerancias alimentarias y los requisitos dietéticos de los asistentes, para que reciban un menú adaptado si fuese necesario, y los camareros sepan qué tienen que servir a quién.

Esto, y otras tantas tareas más, forman parte de las responsabilidades del organizador de la boda, quién se encarga de asegurar que todo esté bien planeado de antemano, y de que todos los salones de boda y los  proveedores sepan exactamente qué se espera de ellos, cuándo y cómo. 

La diferencia entre un organizador de bodas y un coordinador de bodas

Las responsabilidades de un organizador de bodas terminan la noche antes de la boda. Para aquel  entonces todo tiene que haber sido perfectamente organizado, y todas los locales , todos los   suministradores y colaboradores tienen que haber recibido sus instrucciones.

La misión del coordinador consiste en prepararse de antemano a la perfección y conocer los deseos  específicos del matrimonio y del guión elaborado por el organizador hasta el último detalle. 

Él o ella dispone de los datos de contacto del lugar de la celebración y de los proveedores para que pueda  contactarlos si fuese necesario.

El/los coordinador/es de la boda se encarga/n de asegurar que el día de la boda todo tenga lugar sin  ningún incidente, que se ejecute la planificación del organizador a la perfección, que todos los lugares y  suministradores actúen según lo acordado, en resumen que los novios y sus invitados tengan de verdad un  día perfecto e inolvidable. 

Lo ideal sería que el organizador y el coordinador de la boda sean una y la misma persona, porque los novios, los lugares de celebración, los proveedores y el organizador han llegado a conocerse bien durante las semanas y los meses de preparación previa, lo que por supuesto facilita la comunicación.

Pero muchos organizadores de bodas no ofrecen este servicio, y a veces tampoco es posible, por ejemplo porque el organizador no habla el idioma de la mayoría de los invitados.

Los honorarios de un organizador de bodas y los de un coordinador de bodas

Los honorarios de un organizador de bodas son muy diferentes.

Como en tantos sectores hay organizadores no profesionales que desempeñan esta función como un segundo empleo después de su empleo ordinario.

Suelen ser más baratos, pero no cuentan con la experiencia o los contactos de un profesional.

Un organizador de bodas profesional calcula previamente una estimación del número de horas que él o ella cree necesitar para el desempeño de sus tareas, y prepara su presupuesto en consecuencia.

La mayoría de las asociaciones de organizadores aconsejan a sus miembros de prever una base de 60 horas laborales en su presupuesto, resultando en unos honorarios de entre 2.000 y 2.500€ más IVA

Algunos organizadores profesionales trabajan a base de un importe fijo, tras la redacción de un acuerdo previo que determina las prestaciones que están incluidas en esta suma.

Los honorarios de un coordinador de bodas cambian según la persona, pero el promedio oscila entre 450 y 600€ por coordinador y por día.   

Cómo elegir el organizador de la boda

Por desgracia hasta el momento se trata de una profesión no reglada, lo que hace que cualquiera, sin ningún tipo de formación o experiencia, se puede autodenominar organizador de bodas.

Un número cada vez mayor de personas empieza a trabajar como organizador de bodas, a veces como segunda actividad profesional, y por supuesto también sin experiencia digna de mención.

También los gastos y las prestaciones relacionados con frecuencia no suelen ser transparentes, incluso en el caso de los organizadores de bodas profesionales.

Con frecuencia se calculan un número específico de horas, sin que la pareja que se va a casar tenga la posibilidad de conocer las horas trabajadas de verdad, lo que hace que rápidamente se llegan a facturar horas extra.

Todo esto por supuesto no garantiza una colaboración buena y suave, y abundan las historias de terror en Internet.

Por eso es aconsejable examinar primero la página web y el folleto del organizador de bodas a fondo.

Cuánto más información contengan, cuánto mejor, ya que suelen dar una buena idea del organizador de bodas, la transparencia de información y de su forma de trabajar.

También es importante buscar referencias, y el total y la calidad de los ‘me gusta’ y de las reseñas en los medios sociales.

Por supuesto también es muy relevante la posibilidad de llevar a cabo una entrevista personal, y si así se desea una visita a los lugares de celebración propuestos.

Así estará claro desde el principio cuál será la diferencia si hay que aumentar o reducir el número de servicios o invitados.

Por último, y quizás lo más importante, el ‘clic’ personal, la conexión entre los novios y el organizador, que tiene que asegurar que la comunicación y la colaboración sea fluida y agradable durante los meses de organización y planificación.

¡Sólo sabrás que tienes un organizador de bodas competente cuándo se cumplen todos estos requisitos!